Сокращение электронной почты в делопроизводстве

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно


Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.


Отправка документов


o наличие заголовка документа; o наличие отметки об исполнителе; o наличие на отпусках виз, в т. ч. визы исполнителя; o правильность расположения реквизитов согласно государственных стандартов; o правильность адресования; o наличие адреса, если документ направляется учреждению, которую не внесен в адресную книгу (список) постоянных корреспондентов; o наличие списка на розсипку (если документ рассылается более чем в четыре адреса); o наличие всех листов документа и всех приложений, указанных в основном документе; o соответствие количества экземпляров количеству адресатов.


Совет 1: Как оформить письмо по делопроизводству


Совет 1: Как оформить письмо по делопроизводству

В верхней левой части письма печатаются реквизиты адресата.

Для юридического лица – это наименование организации (в именительном падеже), должность лица, которому предназначено письмо (в дательном падеже). Например, ОАО «ПавловскГранит», начальнику отдела продаж Иванову И.И.

Если письмо направляется руководителю, наименование предприятия можно не указывать, т.к.

оно входит в наименование должности (например, «Директору ОАО «ПавловскГранит» Сидорову Е.Е.).

Содержание должно быть ясным, четко выражать то, что вы хотите от адресата.

Дату и регистрационный номер ставьте от руки, т.к. письмо регистрируется только после того, как оно подписано руководителем.

Совет 2: Как составить письмо по делопроизводству


Система электронного делопроизводства


Современные компании ориентируются на инновации и рынок, используют все доступные средства коммуникаций.

Именно этим обусловлен постепенный переход от бумажного к электронному делопроизводству.

Эффективность управления зависит от скорости и качества документооборота компании. Использование современных технологий является одним из конкурентных преимуществ. К преимуществам систем электронного делопроизводства можно отнести: Таким образом, внедряя современную систему электронного делопроизводства, компания сокращает ряд ключевых затрат.



Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

Рекомендуем прочесть:  Как работать со статьей за прогул



o наличие заголовка документа; o наличие отметки об исполнителе; o наличие на отпусках виз, в т. ч. визы исполнителя; o правильность расположения реквизитов согласно государственных стандартов; o правильность адресования; o наличие адреса, если документ направляется учреждению, которую не внесен в адресную книгу (список) постоянных корреспондентов; o наличие списка на розсипку (если документ рассылается более чем в четыре адреса); o наличие всех листов документа и всех приложений, указанных в основном документе; o соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Шпаргалка делопроизводителя


Дом-интернат (интернат) → д/интер (д/интер «Кораблик») Железнодорожная станция → ж/д ст.

( ж/д ст. Абадан II) Кладбище → кл-ще (Ваганьковское кл-ще ) Лесничество → лесн-во (Самарское лесн-во ) Метеостанция → м/с ( м/с Арзамас) Набережная → наб (наб.

Волжской Флотилии) Пионерский лагерь → п/л ( п/л «Орлёнок») Почтовое отделение → п/о (93 п/о ) Поселок городского типа → пгт (пгт.


Сокращение электронной почты в делопроизводстве


— наличие всех страниц в и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Однако, в последние годы с развитием передачи документов по те­лефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество кор­респонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправления­ми, постоянно уменьшается.